"Невский портье" -
компьютерная система
для автоматизации гостиниц

Все заявки, по которым планируется заезд гостей, должны быть заблаговременно введены в систему "Невский портье". Это ускоряет в дальнейшем процесс поселения и помогает администратору планировать загрузку гостиницы на перспективу, а также позволяет произвести предварительные расчеты оплаты за проживание и сервис.

С точки зрения системы, заявка - это образ документа (письмо, телекс, телефонограмма и т.п.) от организации-потребителя с просьбой о предоставлении мест для поселения.

В системе по каждой заявке фиксируются организация-потребитель, даты заезда и выезда гостей, количество суток брони и способ оплаты (наличный или безналичный), тариф, заявленное количество мест. Помимо перечисленных характеристик заявки, в системе можно зафиксировать список фамилий ожидаемых гостей.

Данные для заявки могут поступать в гостиницу также и по электронной почте. Отработанные заявки автоматически удаляются из базы данных.

Процедура бронирования (резервирования) позволяет закрепить за введенной заявкой конкретные места на конкретный период времени. Также реализованы операции снятия номеров с брони и перебронирования. Поскольку в Российских гостиницах распространена практика поселения гостей на одно место (в отличие от зарубежных гостиниц, где занимается номер целиком), в системе "Невский портье" ведется отслеживание занятых и забронированных мужских и женских мест, формируется шахматка номерного фонда.

Заблаговременное бронирование мест значительно снижает нагрузку администратора гостиницы при оформлении заезда, позволяет планировать загрузку номерного фонда, а также реализовать технологию ускоренного поселения больших групп гостей.

Система не обязывает администратора поселить гостя именно в забронированный для него номер, этот номер лишь предлагается, как предпочтительный.

В системе "Невский портье" предусмотрено несколько режимов поселения прибывающих гостей:

• режим поселения гостей, заехавших без предварительного уведомления (свободное поселение);
• режим поселения на забронированные места гостей-индивидуалов, прибывших по заранее введенным заявкам;
• режим ускоренного размещения больших групп гостей в предварительно забронированные номера.

Применение ускоренной технологии поселения, реализованной в последнем из указанных режимов проверено многолетней практикой эксплуатации системы "Актис - отель" и реально позволяет избежать большого скопления народа в вестибюле гостиницы при заезде команд спортсменов и туристских групп (десятки или сотни туристов). При этом также значительно сокращается количество последующих переселений из номера в номер, которые обычно происходят при заезде больших групп.

Возможно поселение гостя как в целый номер, так и на одно место в многоместном номере, а также на дополнительные места в номере.

При поселении каждого гостя администратор гостиницы может ввести подробную информацию (анкетные данные) и указать набор сервисных услуг, заказанных им. "Невский портье" обеспечивает регистрацию данных о госте в соответствии с требованиями ОВИР и других контролирующих органов.

Также при поселении гостя система "Невский портье" позволяет администратору гостиницы не только выбрать любой из имеющихся в справочнике тарифов, но и задать определенные скидки с начисляемых к оплате сумм. Это позволяет гостинице проводить гибкую ценовую политику, учитывая интересы каждого клиента, как корпоративного, так и индивидуального.

При поселении гость может заказать разнообразный набор сервисных услуг (питание, лечение, экскурсии и т.д.). Стоимость всех этих услуг, наряду со стоимостью услуг проживания, будет автоматически учтена системой "Невский портье". Оператор имеет возможность оформить оплату всей начисленной суммы, а может, в случае необходимости, скорректировать количество заказанных услуг.

Система автоматически рассчитает положенные налоги в соответствии с данными, хранящимися в справочнике налогов. Также будут учтены скидки, установленные для гостя при его поселении.

Оплата может производиться полностью или частично, либо наличными средствами, либо по кредитной карте, выбираемой из соответствующего справочника. Не оплаченные в данный момент, но подлежащие дальнейшей оплате услуги, система запомнит и предложит оплатить позже. В том случае, когда гость заранее полностью оплатил стоимость проживания, однако, по каким-либо причинам хочет выехать раньше даты окончания срока оплаты, ему с помощью системы "Невский портье" можно оформить возврат переплаченных сумм.

В системе реализован вариант оплаты одним счетом (наличными или по кредитной карте) гостиничных услуг, оказанных группе гостей. Групповой счет может быть выписан как на гостя, проживающего в гостинице и входящего в состав данной группы, так и на любое сторонее лицо.

По окончании смены оператор-кассир имеет возможность распечатать протокол кассовых операций (копии выписанных счетов) и сформировать кассовый отчет для сдачи в бухгалтерию гостиницы вместе с дневной выручкой.

Система "Невский портье" стыкуется с фискальным регистратором (ККМ) "ШТРИХ-ФР-К", разрешенным к применению в гостиницах Российской Федерации. Однако, "Невский портье" может работать и без связи с ККМ.

По факту реализации безналичной заявки (после выезда всех проживавших по данной заявке гостей), оператор с помощью системы "Невский портье" может осуществить расчет стоимости проживания и заказанных сервисных услуг. При этом система сформирует соответствующий документ "Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету" по форме, утвержденной Министерством Финансов РФ (форма 7-Г).

Система "Невский портье" позволяет администратору гостиницы оперативно отслеживать гостей, у которых имеется задолженность за проживание или сервисные услуги. Подобный постоянный контроль дает работникам гостиницы информацию для текущей повседневной работы с гостями, а дополнительный автоматический контроль оплаты при выезде, гарантирует правильность оформления выезда гостя и минимизирует потери гостиницы.

Следует заметить, что оформление выезда гостей - достаточно ответственная процедура, от которой зависит правильность расчетов с гостем. Особенно это касается тех случаев, когда оплата за услуги, предоставленные гостиницей, производится по безналичному расчету.

С момента установки в гостинице, система "Невский портье" хранит информацию обо всех проживавших в ней гостях (анкетные данные, данные о заезде, выезде, об оплате и т.д.).

В системе "Невский портье" формируется большое количество (свыше 60) разнообразных печатных форм, таблиц, графиков, аналитических отчетов. Например:

• Сводный отчет о работе гостиницы.
• Отчет директору.
• Интегральный отчет.
• Доходы гостиницы за период.
• Доходы гостиницы по потребителям за период.
• Доходы гостиницы по услугам за период.
• Загрузка гостиницы по потребителям за период.
• Загрузка гостиницы за месяц.
• Загрузка гостиницы по месяцам.
• Загрузка гостиницы по категориям номеров за период.
• Загрузка гостиницы по номерам за период.

Система "Невский портье" может устанавливаться как в локальном варианте (совмещенное рабочее место администратора-кассира-портье), так и в локальной сети, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.

Система «Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разнесены. Этот режим также позволяет руководителю проконтролировать работу гостиницы даже в том случае, когда руководитель находится в другом городе.

В режиме удаленного доступа система "Невский портье" показала достаточно хорошее быстродействие даже в тех случаях, когда доступ в Интернет осуществляется по обычным телефонным линиям.

Система "Невский портье" является наиболее оптимальной по соотношению "цена-функциональность" среди гостиничных систем, представленных на российском рынке.

До 31 декабря 2010 года стоимость системы "Невский портье" для типовой гостиницы установлена в пределах от 35 000 до 95 000 рублей (в зависимости от конфигурации)

Возможна рассрочка оплаты на согласованный срок.

В указанную цену входит стоимость работ по обследованию гостиницы, настройке системы "Невский портье", формированию базы данных, обучению персонала гостиницы (за исключением командировочных расходов исполнителя, если возникнет необходимость в приезде сотрудников исполнителя к заказчику).

Стоимость последующего сопровождения системы "Невский портье" составляет от 60 до 90 евро в месяц. В сопровождение входят работы по модификации системы, выполняемые по инициативе разработчиков (смена версий в соответствии с планом развития системы), оказание консультаций персоналу заказчика (по телефону и по электронной почте), чистка базы данных и т.д.

Система «Невский портье» не предъявляет особых требований к аппаратному обеспечению и устойчиво работает на любых ПК, работающих под Windows.
«Невский портье» может работать как на одном компьютере, так и в локальной сети, а также в режиме удаленного доступа.

«Невский портье» дополнительных программных средств не требует.
Специалисты компании «АКТИС» полностью настраивают систему под конкретные требования гостиницы (пансионата), формируют базу данных, проводят обучение персонала.

Адаптированная система передается заказчику в виде дистрибутива с инструкциями по установке. После установки система сразу готова к работе.

Заинтересованным сотрудникам гостиниц и пансионатов мы можем продемонстрировать работу системы "Невский портье" в реальном времени, по Интернету. Время и способ демонстрации предварительно согласовываются с заказчиком.

Авторские права на компьютерную систему для гостиниц и пансионатов "Невский портье", а также права на ее распространение и модификацию принадлежат ее разработчикам (сотрудникам компании "Актис", г.Санкт-Петербург):

• Иванову Сергею Леонидовичу;
• Ильиной Светлане Евгеньевне;
• Ковальской Виктории Михайловне.

Система "Невский портье" работает в таких гостиницах, как "Юбилейная", "Волга", "Медвежий угол", "Астра Парк Отель", "Волжская жемчужина" (г.Ярославль), "Северная" и Клубный отель "Прионежский" (г.Петрозаводск), "Аэропорт" (г.Нижневартовск), "Академия", "Дворы капеллы", "Камея", "Спутник", мини-отель "Эгоист", "Гостевой фонд ПГУПС" (г.Санкт-Петербург), "Пансионат с лечением "ЗАРЯ" (пос.Репино, г.Санкт-Петербург), "Отель ДИС" (г.Чебоксары), "Волга" (г.Рыбинск) и др.

Ведутся работы по внедрению системы «Невский портье» в гостинице "СтройТЭК" (г.Краснодар), мини-отеле "Чайка" (г.Санкт-Петербург), мини-отеле "Престиж" (г.Кострома).

Кроме того, система "Невский портье" используется в учебных заведениях для обучения по специальности "Информационные технологии в туризме". Среди этих учебных заведений Российская Экономическая Академия им. Г.В.Плеханова, Хабаровский технологический колледж, Ярославский строительный техникум, Петровский колледж (г.Чебоксары), Владивостокский строительный техникум.

Бесплатная конфигурация "Невский портье-Х" эксплуатируется в гостиницах "Заря" (г.Бугуруслан, Оренбургская обл.), "Эдем" (г.Смоленск), "У Золотых Ворот" (г.Владимир), "Шале" (г.Владивосток), "Лесная Поляна" (санаторий-профилакторий в г.Оха, Сахалинская обл.) и др.

Всего по запросам гостиниц нами разослано свыше 350 копий "Невского портье-Х". Реальное использование бесплатных конфигураций проконтролировать сложно, т.к. многие гостиницы используют систему "втихую", не обращаясь к нам. В настоящее время рассылка бесплатной конфигурации не производится.

Авторы с 1992 года профессионально занимаются проблемами, связанными с организацией и автоматизацией гостиничного бизнеса в различных регионах РФ и накопили достаточно большой опыт в этой области, поэтому с удовольствием окажут консультативную помощь любому, кто к ним обратится (лично, по электронной почте или по телефону). Мы также рекомендуем ознакомиться с некоторыми нашими публикациями:

• "Реальность и быт российского ИТ-консалтинга"- журнал "Директору ИС" 11/2000, изд-во "Открытые системы", стр.20-24.
• "Слово к заказчикам"- журнал "Директору ИС" 11/2000, изд-во "Открытые системы", стр.22-23.
• "Автоматизация гостиниц. Их системы ... наши проблемы"- журнал "Директор ИС" 5/2001, изд-во "Открытые системы", стр.4-6.
• "Автоматизация гостиниц: выбор системы"- журнал "Пять звезд" 3/2004, изд-во "Турбизнес", стр.42-47.
• "Автоматизация гостиниц: выбираем систему"(часть 2)- журнал "Пять звезд" 4/2004, изд-во "Турбизнес", стр.44-46.
• "Автоматизация деятельности гостиниц. Как выбрать систему и не ошибиться"-журнал "Турбизнес. Технологии (тематический выпуск)" 10/97 2004, изд-во "Турбизнес", стр.20-23.
• "Управление отелем" Бизнес-энциклопедия, изд-во "ЗАО Бонниер Бизнес Пресс".